Dank verfügbarer EDV-gestützter Verfahren und angepasster gesetzlicher Voraussetzungen für die Handhabung von Geschäftsunterlagen haben wir in den letzten Jahren viele, ehemals papierbasierte Prozesse effizient und umweltfreundlich auf Papierlos umgestellt.
Unsere kaufmännische Auftragsabwicklung ist schon sehr lange in vollem Umfang papierlos. Selbst wenn der eine oder andere Geschäftspartner uns seine Bestellungen noch als Telefax sendet, wird dieses automatisch in eine Datei umgewandelt, die dann digital weiterbearbeitet werden kann.
Von besonderem Nutzen für die zur Verfügungstellung unserer Softwarelizenzen ist unser E-Lizenz Server. Sobald der Zugang für unsere Partner dort eingerichtet ist können die benötigen Softwarelizenzen rund um die Uhr und an jedem Tag abgerufen werden. Das ist maximale Flexibilität. Es ist kein Bestellvorgang und auch kein manueller Handgriff mehr nötig.
Priva-Partner, die Versand- /Trackinginformationen zu ihren Bestellungen erhalten möchten bekommen diese für Lieferungen innerhalb der EU unverzüglich nach Versand, per eMail direkt vom Paketdienst.
Seit Anfang 2015 sind die gesetzlichen Regeln entsprechend angepasst und auch die Fakturierung ist papierlos möglich. Hier erfüllen wir aber noch die Anforderungen einzelner Partner, die Rechnungen noch im Papierformat handhaben. Wir sehen aber, dass die Zahl der Ausdrucke von Rechnungen sich immer weiter reduziert, da auch in den Buchhaltungen die Abläufe mehr und mehr digitalisiert werden. Große Aktenarchive mit Vorjahresdokumenten werden immer kleiner, da die digitale Archivierung nicht zuletzt aufgrund leistungsfähiger Cloud Lösungen immer einfacher und kostengünstiger wird. Priva akzeptiert selbstverständlich bereits seit Jahren elektronische Rechnungen.
Ein neues Highlight in unserem papierlösen Büro ist unser erstes interaktives Flipchart. So sind wir nun auch im Bereich Besprechungen und Präsentationen voll digital geworden. Nie mehr eingetrocknete Stifte, leere Blöcke oder das lästige abtippen von Informationen. Die Inhalte können von Flipchart drahtlos auf die Windows-10 Rechner der Teilnehmer übertragen werden. Dies funktioniert natürlich auch für Tabletts und Smartphones. Am Ende eines Meetings können die erstellten Folien gespeichert und per Bildschirmfreigabe, E-Mail-Versand, Netzwerklaufwerk oder USB-Stick geteilt werden.
Priva kommt es auf eine nachhaltige, ökologisch verantwortungsvolle Unternehmenskultur an. Durch die Umstellung auf weitestgehend papierlose Geschäftsprozesse wird nicht nur die Umwelt geschont. Das Arbeiten mit papierlosen Alternativen hat unsere Arbeitsabläufe optimiert und die Produktivität erhöht. Dies gibt unseren Mitarbeitern zeitliche Spielräume, die wir für die Unterstützung unserer Priva-Partner und Interessenten einsetzen.